A la mayoría de las empresas se les presenta un verdadero problema a la hora de buscar comprobantes, facturas o documentos de días, semanas, meses o hasta años de antigüedad en gigantescos archivos, muchas veces desordenados, para comprobar que un pago fue realizado, que un compromiso fue cumplido, etc, en donde esta búsqueda puede ocupar, incluso, varios días de trabajo.

Los nuevos tiempos que corren nos permiten ahora tomar la opción de digitalizar. Los procesos de digitalización, consisten en la conversión de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo obteniendo así múltiples beneficios y consiguiendo con ello un aumento en la productividad tiempos y recursos) y una reducción sustancial de costes.

Si su empresa genera un alto volumen de documentación diariamente, nuestras soluciones le permiten catalogar documentos de manera masiva y que los mismos queden disponibles para su consulta inmediata desde nuestro software de gestión documental.

La captura de imágenes está soportada por la más avanzada tecnología y motores de reconocimiento de extracción de datos vía OCR e ICR.

Muchas veces nos preguntamos:

¿Es necesario? ¿Vale la pena? ¿Qué beneficios obtengo?

• Almacenamiento web de la información, en servidores propios.

• Acceso inmediato a la documentación digitalizada.

• Digitalización de documentos archivados en su organización.

• Digitalización inmediata de los documentos nuevos como parte del flujo de trabajo.

• Digitalización bajo demanda de los archivos físicos almacenados en nuestras instalaciones.

• Mejores prácticas para el cumplimiento normativo, el acceso y la seguridad de documentos.

• La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

• Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y computadoras de escritorio.

• Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

• Los documentos digitalizados pueden ser modificados y pueden subirse las versiones nuevas automáticamente, pudiendo además utilizar distintos formatos como .doc de Word, Excel ó PDF.

• Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, correo físico y sobre todo, problemas de seguridad.

• Recuperamos así habitaciones de oficina reemplazamos bibliotecas, etc.

• Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

• Se reduce notablemente el gasto de fotocopiadoras, impresoras, tintas y demás insumos.

• Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos. Además pueden ser visualizados simultáneamente por varios usuarios.

• Nos brinda mayor seguridad dado que el acceso a toda la documentación, puede ser controlada con distintos niveles de permisos y principalmente elimina el extravío de documentos.

• No sólo la digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada por cualquier persona que desee resguardar información, que considere de importancia. Papeles del hogar, tramites, datos personales, publicaciones favoritas, fotografías, etc.

• Además de ser una solución para mejorar la gestión de documentos, es un paso muy importante que puede disminuir la contaminación ambiental generada por el uso desmedido del papel.